Et enkelt triks for et mer organisert, produktivt liv

Jeg er en kronisk procrastinator. Jeg kom en gang over et meme på Instagram som fikk meg til å le høyt og forkynne "så sant, så sant" for meg selv. Det sa, "Jeg svarer enten på teksten din, det andre jeg ser det eller aldri." Jeg har lenge slitt med denne ekstreme, enten å gjøre noe umiddelbart eller aldri (eller om ikke aldri, en absurd tid senere), og det har ført til mye unødvendig tid bortkastet, skyld og ineffektiv livsledelse. Så kom jeg over det mest fantastiske livsstrukket som knuste verden min og måte å være med sin enkelhet og glans. Det gjør bare så mye fornuft og har helt forandret måten jeg driver, til det bedre. Fortsett å rulle for å se hva det er!

Jeg så på noen av mine sosiale mediekanaler en dag, og kom over et sitat fra The Chalkboard Mags redaktør, Suzanne Hall, der hun sa at hennes arbeidsprosess og produktivitets motto var dette: Berør det en gang. Jeg trengte ikke engang å lese intervjuet det kom fra å forstå umiddelbart hva det betydde - det snakket så dypt til meg og resoneres så mye. Bare rør det en gang.

Ta for eksempel en e-post du åpner, tankeløst lese og så ignorere. I stedet for å håndtere det, setter du deg i stand til å glemme det, så husk det ved en tilfeldighet, gå tilbake til det, gjenåpne det, les det igjen, og sannsynligvis unngå det igjen til en vanskelig tid har bestått, og du må nå utgjøre unnskyldning til avsenderen. Det er en galskap, ineffektiv, tidsavbruddsprosess opprettet ved ikke å håndtere den da. Uansett hva det er - bare rør det en gang. Ikke to ganger, ikke tre ganger - så snart du ser på noe, gjør det som kreves for å ikke måtte røre det to ganger. Så la oss komme inn på noen eksempler:

Noen sender deg en invitasjon til en hendelse. Hun foreslår en dato som er ganske langt ute. Du leser den, lukker e-postadressen din, og kommer tilbake for å fange opp ditt Facebook-feed eller lese en annen e-post. Nei . Så snart du åpner den e-postinvitasjonen, berører den en gang til at det er riktig da og der, håndterer du det. Åpne kalenderen din og se på datoen: Har du noe på det ennå? Nei? Cool, lag en kalender invitasjon som markerer invitasjonen, svar på personen og RSVP. Da er du ferdig. Du rørte den en gang, og det er over.

Noen på jobb e-postmeldinger du ber om bilder du har. Han trenger dem ikke til i morgen, så du klikker uheldig ut av e-posten. Nei. Du har allerede lest forespørselen, så fullfør løkken rett da, eller du vil allerede ha bortkastet tid når du går tilbake til den.

Det gjelder bare for hver enkelt tid du berører noe, så selv om det er en frem og tilbake e-postkjede, vil hver gang du åpner et nytt svar, det tilskrives et nytt tilfelle av å berøre det en gang. Åpne den siste e-posten i tråden, les den og løs den. Krever den nye e-posten et svar fra deg? Svare rett da. Krever det en oppfølgingsoppgave som å lage en kalenderinvitasjon? Gjør det da. Krever det å spørre noen spørsmål før du kan svare? Send spørsmålet du må spørre. Så snart du får svaret, oppdater kjeden. Ikke sett deg opp for å glemme det. Ikke bare les noe, da blir du vanligvis tilbake til livet. Fordi når du går tilbake til det, har du veldig ofte kompliserte ting for deg selv. Hvis du ikke gjør noe øyeblikkelig, gir du det til sjansen til å huske (eller noen å følge opp og, uten egen feil, få deg til å føle deg som en rykk for å bli påminnet), og du kan ved et uhell savne en mulighet, skru opp datoen for noe, og angre ikke å ta de nødvendige trinnene når emnet var friskt på hjernen din.

Selv om du svarer på e-post og tekstmeldinger og organiserer kalenderen, er det enkelt å begynne å implementere og øve "ta det en gang", det er virkelig et system som gjelder for alt du gjør i livet - ikke bare korrespondansehåndtering. Du er i et møte, og sjefen din tildeler deg en oppgave. Skriv det ned, gjør det så snart møtet er over (hvis det er mulig) for å minimere "berøre det" (oppgaven ved hånden) en gang til. Du er ute med en venn som sier at kusinen hennes ikke kjenner noen i Boston, og spør om du kan koble henne til din venn som bor der. Gjør det riktig da: Tekst din Bostonian-venn og passerer med fetterens nummer. Ellers er det bare for enkelt for ting å ikke bli ferdig. Når posten kommer, gå gjennom den da. Ellers hoper det seg opp.

Som noe, "berører det en gang" tar øvelse og disiplin. Da jeg først hadde tankegangen på at det var livet mottoet jeg hadde ventet på - så enkelt og så sensabelt; Det er bare logisk å berøre noe en gang - jeg skrev det ned på et stykke papir (bildet ovenfor) og slo det på min dataskjerm. Jeg var fast bestemt på å huske å berøre hver e-post bare én gang og ikke gjentatte ganger finne meg selv å gå tilbake til ting fordi jeg ikke bare gjorde dem første gang jeg åpnet dem. Enda minutter etter at jeg skrev Post-It notatet, fant jeg meg selv å lese dusinvis av e-postmeldinger uten å håndtere dem. Jeg var vanlig tilbake til mitt gamle system av "lese, tilbake til innboks, lese", knapt realisere det. Det var en innblandet vane. Ved å klikke ut av en e-post for å lese en annen, var jeg ikke i ferd med å håndtere den en gang. Men jeg rettet meg bare hver gang jeg husket, og det er utrolig hvordan det er å få det til å bare bli gjort. Alt var raskere, mer rettidig og mer effektivt. Jo mer du implementerer berører det en gang, jo mer fantastisk føles det å gjøre ting når du først kommer over dem, i stedet for å sirkle tilbake til dem på et annet tidspunkt.

Og det blir lettere jo mer du trener. Faktisk, rett før jeg begynte å skrive denne historien, kom en e-post gjennom å spørre meg om å signere et frafall for en varm yogaklass jeg deltar i morgen. Jeg klikket nesten ut av det, men da husket jeg "berør det en gang", klikket på linken for å signere frafallet da og der, og signerte det. Sekunder senere ble det gjort, og jeg følte meg så mye bedre. Alternativet sannsynlig ville vært at jeg glemte det - til i morgen. Når det er mulig, er det noen få minutter før klassen, og jeg er rykk som ikke signerte frafallet, og jeg må bli påminnet om å gjøre det (hvordan gjør det slik?), Og så rusher jeg for å skrive det ut fordi lenken virker ikke, og jeg løper sent til yogaklassen, og hvorfor skrev jeg ikke bare den fordømte avståelsen da jeg først mottok eposten? Nøyaktig.

I et nøtteskall er det et så enkelt, enkelt triks å minne deg på å øve. Og hva jeg elsker om det er hvor håndterlig og oppnåelig det er. Det krever ikke noe komplisert overhaling av livet og personligheten din. Det er bare en liten overheadkontroll for å være mer effektiv. Du kan skreddersy det til livet ditt og passe det inn i dagen din på en måte som fungerer for deg. Det er bare den enkle, overordnede mentaliteten til å berøre noe en gang. Når du har rørt den, må du ikke gå tilbake og gjøre det vanskeligere for deg selv nedover linjen. Bare vær ferdig, for et lettere, mer strømlinjeformet og organisert liv.

Jeg så senere opp Halls intervju, og hun sa dette:

"Et uttrykk jeg ofte refererer til er" bare berør det en gang "- hvis jeg leser en e-post, svarer jeg - gir intervju-spørsmål, forespørsler om eiendeler, uansett behov, med en gang. Hvis jeg planlegger et møte, la jeg notater til det møtes der og da. Det rydder opp mye mental rot for meg, og jeg kan gå videre uten å bare forlenge min gjøremål som dagen går videre. "

Og det sier jeg amen! Har du et produktivitetstick du sverger på? Del det i kommentarene, og gi meg beskjed om hvordan du gjør på "rørende den en gang"!